Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez l’obligation de contrôler le travail et les horaires de vos collaborateurs. Apprenez-en plus sur la règlementation concernant la gestion du temps de travail ainsi que les équipements utiles dans ce domaine.
Pourquoi vérifier les heures travaillées par les salariés ?
Le décompte des heures travaillées permet aux employeurs de payer précisément les salariés notamment concernant les heures supplémentaires, effectuées de nuit, le week-end, etc. Il sert à surveiller le respect de l’amplitude journalière, du temps de repos ainsi que des maxima légaux par jour, semaine, mois et année. Le
pointage des heures de travail est aussi un moyen pour les employeurs de s’assurer que les salariés respectent les termes fixés par leur contrat de travail. De plus, avoir des éléments justifiant de manière détaillée la présence des salariés sur le lieu de travail est utile en cas de conflit avec l’un d’entre eux. Enfin, il est obligatoire de pouvoir fournir ce type d’informations lors d’un contrôle de l’Inspection du Travail. Plusieurs appareils existent pour comptabiliser les heures travaillés, comme ceux proposés par
www.dehosystems.fr.
Quels équipements utiliser pour le décompte des heures ?
Il existe différentes manières de comptabiliser les
heures de travail. La plus simple consiste à utiliser un
tableau de pointage des horaires gratuit dont vous pouvez trouver des modèles sur internet sous forme de tableurs. Les collaborateurs sont en charge de remplir manuellement les informations demandées. Des moyens automatisés sont également disponibles. Les pointeuses avec badges permettent d’enregistrer les entrées et les sorties et de contrôler les temps de pause. Elles éditent généralement des relevés de pointage et sont souvent capables de fournir des informations en temps réel. Les badgeuses mobiles sont une application de pointage s’installant sur les smartphones. Non seulement elles permettent de déclarer les heures de travail mais elles servent aussi à effectuer des demandes de congés. Les collaborateurs peuvent également les utiliser pour consulter leur solde d’heures. Enfin, les pointeuses virtuelles permettent de déclarer les heures travaillées par un clic de souris, sur un poste informatique fixe ou mobile, depuis les smartphones et tablettes.
Quelle est la procédure à suivre pour contrôler les heures de travail ?
Si le décompte des heures travaillées est une obligation légale, il est néanmoins également nécessaire de suivre des règles précises avant de le mettre en place. Tout d’abord, vous devez informer les salariés avant même d'installer le contrôle. Il faut aussi consulter le Comité Social d’Entreprise lorsqu’il y en a un. Dans le cas des TPE, ce sont les délégués du personnel qui doivent être consultés. Enfin, à moins que votre entreprise ne soit dotée d’un Correspondant Informatique et Libertés, vous devez informer la Commission Informatique et Libertés (CNIL) en utilisant le formulaire simplifié correspondant à la norme NS-042 relative aux badges sur le lieu de travail. Cependant, depuis la mise en place du RGPD, les normes simplifiées de la CNIL ont perdu leur valeur juridique. Néanmoins, elles sont maintenues afin de permettre aux sociétés d’organiser leur mise en conformité. Le règlement intérieur doit aussi être modifié pour spécifier les actions que les salariés sont tenus d’accomplir concernant le décompte du temps de travail et les éventuelles sanctions disciplinaires. En cas de non-respect, une
note de service sur le respect des horaires de travail est d’abord à établir.
